Googleカレンダーをガントチャートのように使うには?連携できるツールも紹介

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    目次

Googleカレンダーとは何?

Googleカレンダーというのは、Googleが提供している無料のオンラインカレンダーアプリです。GoogleカレンダーではGmailやドライブなど他のGoogleサービスと連携したり、グループでスケジュールを管理したりできます。

ガントチャートとは何?

ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理で工程管理に用いられる棒グラフ状の表です。ガントチャートを利用すると、作業の段取りやスケジュール、担当者などが明確になります。

また、ガントチャートの作成により依存関係にあるタスクを同時に確認でき、プロジェクトのスケジュールが実行可能であるかどうか判断し、調整することが可能です。

Googleカレンダーをガントチャートのように使う方法

Googleカレンダーは、ガントチャートのように使えます。Googleカレンダーはクラウド型であるため、パソコンやスマートフォンなど複数の媒体で閲覧や編集が容易に行えます。ここでは、Googleカレンダーをガントチャートのように使う方法を2つ紹介します。

スケジュールを登録する

Googleカレンダーをガントチャートのように使う方法1つ目は、スケジュールの登録です。カレンダーの表示形式を日単位にすれば、よりガントチャートらしくなります。予定の追加はアプリからもできますが、カレンダーの新規作成はブラウザでのみ可能です。

スケジュールの登録方法は、「+作成」をクリックしてスケジュールを設定し保存します。このとき「タスク」を選択すると、タスクはToDo リストとしてカレンダーに表示されます。済んだタスクとリマインダーは、クリックし「完了する」を押します。

Google To Doリストを使う

スケジュールの登録が完了したら、Google ToDoリストを使います。Google ToDoリストとは、すべきことを専門的に記録するタスク管理アプリです。

GoogleカレンダーとGoogle ToDoリストを連携するには、Googleカレンダーの左側にあるマイカレンダーでToDoリストにチェックを入れます。連携できれば、Googleカレンダーにガントチャート状の表示を確認できます。

Googleカレンダーと連携できるタスク管理ツール3選

Googleカレンダーと連携できるタスク管理ツールには、GANTTplanner(ガントプランナー)・Jooto(ジョートー)・Wrike(ライク)などがあります。これから3つのツールについて紹介します。それぞれの特徴を比較し、利用を検討してみてください。

1:GANTTplanne

Googleカレンダーと連携できるタスク管理ツール1つ目は、GANTTplannerです。GANTTplannerとは、TeamCalが提供しているスケジュール管理ツールです。Googleカレンダーと同期すれば、既に登録してある予定をそのまま落とし込めます。

GANTTplannerは他のツールを必要とせずスケジュールの情報をまとめてくれるため、システムが簡素になります。

2:Jooto

Googleカレンダーと連携できるタスク管理ツール2つ目は、Jootoです。Jootoとは、PR TIMESが運用しているクラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。

JootoはChatworkやSlackとの連携も可能で、通知のカスタマイズもできます。各タスクに付与した担当者・期限・進捗状況などをフィルター機能やフォロー機能で絞り込めば、現状が可視化されるため企画捌きが速くなります。

3:Wrike

Googleカレンダーと連携できるタスク管理ツール3つ目は、Wrikeです。Wrikeとは、Wrike社が開発したタスク管理ツールです。メンバーとの共同作業によりドキュメント管理やレポート作成も可能で、リアルタイムな計画のマネジメントが容易にできます。

Wrikeでは複数のプロジェクトを同時に表示できるため、プロジェクトの数が増えたとしても各スケジュールの調整が簡単です。

Googleカレンダーをガントチャートのように使う時のポイント

Googleカレンダーをガントチャートのように使う時、カレンダーの表示形式と色分けがポイントとなります。見にくい表示や統一感のないあるいは同系色ばかりのカラーリングは、ガントチャートを読み取りにくくするためプロジェクト管理の妨げになります。

スケジュール内容やプロジェクトの期間に応じて、わかりやすい表を作りましょう。

Googleカレンダーの表示形式

Googleカレンダーは、年・月・週そして4日や2週間単位で表示を変えることも可能です。また、1日単位ではその日のスケジュールのみが確認できます。

Googleカレンダーの上部にあるオプションを押すと、表示形式を変更できます。プロジェクトのスパンに合わせ、読みやすい単位で表示形式を設定しましょう。

Googleカレンダーの色分け

Googleカレンダーでは、曜日や予定を区別するために色分けすることが可能です。<strong>色分けしたいときは、予定入力や編集の際使いたい色を11色から選んで保存を押します。

また、設定から予定・ToDoリスト・リマインダー・誕生日・祝日の規定の色を変更できます。24色から選べるため、わかりやすく見ていて楽しい組み合わせにしてみましょう。

Googleカレンダーの共有の仕方3つ

Googleカレンダーは複数名で共有でき、組織内では業務の担当者や進捗状況が明確になりスムーズに計画を進めていくことが可能になります。

Googleカレンダーは、全体スケジュール・相手のスケジュール・自分のスケジュールから共有できます。ここでは、これらGoogleカレンダーの共有方法3つを紹介します。

1:全体スケジュールの共有

Googleカレンダーの共有の仕方1つ目は、全体スケジュールの共有です。組織内で全体スケジュールを共有するには、管理者アカウントでログインしてGoogleカレンダーを開き、共有したいカレンダーを選択します。

組織内全員と共有する場合は「アクセス権限」で「ドメイン名で利用できるようにする」にチェックを入れ、一部のグループやメンバーと共有する場合は「特定のユーザーとの共有」からグループや個人のメールアドレスを追加します。

2:相手のスケジュールの共有

Googleカレンダーの共有の仕方2つ目は、相手のスケジュールの共有です。相手のスケジュールを共有するには、本人にリクエストする必要があります。

Googleカレンダー内の「他のカレンダー」にある+から「カレンダーに登録」を選択し、共有してほしい相手のメールアドレスを入力します。「アクセス権をリクエスト」すると相手にスケジュール共有リクエストメールが届くため、共有設定をしてもらいましょう。

3:自分のスケジュールの共有

Googleカレンダーの共有の仕方3つ目は、自分のスケジュールの共有です。自分のスケジュールを共有する際、マイカレンダーから共有したいカレンダーを選びオーバーフローを表示させます。

オーバーフローメニューの「設定と共有」をクリックしたら、「特定のユーザーとの共有」で共有したい相手を追加します。

個別にユーザーの権限を設定できるため、スケジュールを見せるだけならば閲覧権限にすると良いでしょう。

Googleカレンダーをガントチャートのように使ってみよう

Googleカレンダーをガントチャートのように使うことでダブルブッキングの防止や計画の見直しが容易になり、業務効率化につながります。また、カレンダーの表示形式や色使いを工夫すればより見やすくなり誤認が減少します。

プロジェクトの成功レベルを上げるため、タスク管理やスケジュール管理ツールとの併用を検討してみてください。

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