課題管理表とは何?課題管理表を作る方法や活用するコツ6つを解説

dejamブログ運営局

dejamブログ運営局

    目次

課題管理表とは何?

課題とは、既に起きていて目的を阻害する原因が分かっているものを指します。そして課題管理表とは課題を一覧にし、優先順位をつけて解決していく管理ツールです。プロジェクト管理においては重要なマネジメントツールになります。

プロジェクトや業務遂行にあたっては、リスクや問題が生じることを避けては通れません。課題管理表を活用し課題に対処していく事で、効率よくプロジェクトや目的を達成に導くことが可能です。

本記事では課題管理表の作り方、活用のコツについて解説していきます。

リスク管理との違い

課題管理と似た意味を持つのがリスク管理ですが、厳密に言うと意味は異なります。

課題管理は今現状起きている問題の対策であり、リスク管理はこれから先に起こる可能性のある問題の対策です。

すぐ目の前にある課題を解決しながら、同時に先にあるリスク管理も行う事で、よりスムーズに効率よくプロジェクトや業務を進めていくことができます。

課題管理表を作る理由

課題管理表はプロジェクトマネジメントにおいて重要なツールですが、その課題管理表を作成する理由についてもう少し具体的に見ていきましょう。

課題解決に向けた行動を明確にする

課題に向けた解決策、目的・ゴールが明記される事で、その課題に対して自分が何をすべきなのかが明確になります。そして、自分で判断し行動しやすくなります。

また、やるべきことが明確になればToDoリストに落とし込み個人で管理する事も可能です。このように課題管理表からToDo管理表、タスク管理表に落とし込む事で確実に課題の対処ができるようになります。

課題を効率的に解決する

課題管理表を作成する理由は他にもあります。

課題一覧は、カテゴリや課題区分、課題分類に細かく分け整理しておく事と、重要度や緊急度も記載してくことで優先順位の高いものが分かり、効率的に対処し解決していく事が可能です。

また、メンバー間で情報共有することで、お互いにカバーし合いスムーズな対応にもつながります。

課題管理表を作る方法

ここからは課題管理表を有効に機能させるためにはどんな項目や書き方が必要になってくるのかを解説します。作成に必要な項目と使用するツールについて気になる方は参考にしてください。

課題管理表の基本的な項目

課題管理表に必要な項目は、「課題名(タイトル)」「課題内容と詳細」「担当者」「優先度」「完了条件」「期限」「完了日」などです。その他、進捗状況が分かる「ステータス」もあればさらに管理しやすくなります。

課題名(タイトル)の具体的な記入例としては「イベント用粗品の商品未決定」や「イベントチラシの枚数未決定」などです。課題の内容と詳細についての記入例は「イベント用粗品の発注先を会議で決定」「チラシの必要枚数を過去イベント来場数から試算」などです。

情報共有メンバー全員が分かりやすいように、課題内容と詳細、対策案については記載内容をできるだけ具体的に示すようにしましょう。記入方法について、表の1行目にサンプルの記入例を入れておくのがおすすめです。

課題管理表の作成に使えるツール

課題管理表はExcelやGoogleスプレッドシートのテンプレートを使って作成し共有する事ができます。

Googleスプレッドシートのテンプレートギャラリーから課題管理表のテンプレートを選んで使用します。テンプレートはカスタマイズできるので必要に応じて編集しましょう。また、テンプレートを使わず1から作成する事も可能です。

その他、作成時間を削減したい場合にはweb上にある多機能な作成ツールを利用する方法もあります。こちらについてはのちほど触れていきます。

課題管理表を活用するコツ6つ

課題管理表を作成しても、メンバー間での共有がうまくいかなければ意味がありません。うまく機能させるためにはどのような運用をすればよいのか課題管理表を有効に活用するコツについて6つのポイントを解説します。

1:より具体的な解決策にする

課題に対する解決策は、曖昧な内容だとなかなかスムーズな行動に移すことができなくなります。できるだけ内容を細分化し具体化して記載しましょう。

まず解決策としてはどのような方法があるのかを洗い出します。そしてその解決策に対して「誰」が「どうやって」実行するのか、チームの1人ひとりまで細かく解決策を明示しておくことが大事です。

2:チームの全員が使いやすいようにする

どんなに立派な管理表を作成したとしても、活用されなければ意味がありません。なので、プロジェクトに携わる誰もが使いやすい、そして新人でも見やすい課題管理表になるように工夫が必要です。

管理表への追加記入はしやすいか、編集はしやすいか、誰もが使いやすいツールになっているか、といった点を考え作成しましょう。

3:課題管理表を確認する機会を作る

新しい課題が増えていないかのチェックや、進行中の課題の進捗状況の確認を定期的に行わなければうまく活用できているとは言えません。

例えば、ミーティングの際に毎回確認するような仕組みを作ったり、メールのリマインダー機能や通知機能を活用したりすることで、メンバー全員が定期的に課題管理表に触れられるような機会を作り習慣づけしておくことが大事です。

4:課題解決に際して起こりそうなことを考えておく

課題解決に向けての対策を考えると同時に、解決に際して新たな課題が出ないかについても考えておきましょう。例えば、解決に際しコストがどれくらいかかるのか、どのような効果が得られるのかについて考えておくことが大事です。

プロジェクトを効率的に遂行し目的達成できるよう、あらかじめ起こりうることを想定して対応策を考えておくことで、予期せぬ事態に困惑することなくスムーズに事が進められます。

リスク管理にはリスク管理表を活用すると良いでしょう。

5:優先順位を明示する

課題の内容には重要度の低いものから緊急を要するものまで様々です。全ての課題に対応し解決する事ができればベストですが、コストや時間、割ける人員などに限りがあるため、すべてに対応する事はできません。

プロジェクトの目的達成のための課題解決には優先順位を明示して取り組むようにしましょう。

そして優先順位の付け方については、重要度と緊急度によって「高」「中」「低」などのランク付けを行います。

具体的には、マトリックス図を使い重要度と緊急度、両方の高いものから順に対応していく方法か、重要度と緊急度を5段階などに分け、それぞれを掛け合わせた数字の大きいものから優先順位を付ける方法などがあります。

6:課題解決のゴールを明示する

まずは課題解決の完了条件として、目指すべき目的・ゴールを明示します。このゴールが明確になっていないと、解決策はスムーズに進行していきませんし進捗状況を示すことも難しくなります。

目的・ゴールの記入例は、「新商品の宣伝案内を行う」ではなく、「来場者全員に新商品の宣伝案内を行う」や「来場者全員に宣伝案内チラシを手渡す」といったようにできるだけ具体的に明示するようにしましょう。

目的・ゴールを明確化させ完了条件を具体的に示すことは進捗管理において大事なポイントとなります。

課題管理表を作れる課題管理システムとは?

課題管理システムとは、web上で課題管理ができるアプリやソフトウェアといったツールのことです。そして大きくクラウド型とインストール型の2つの種類に分けられます。

クラウド型は、ベンダーがシステム管理を行い、情報のやり取りがしやすく他のツールとの互換性が良いのが特徴です。低コストなのもメリットですが、デメリットとしてはインターネット環境が必須である点と、セキュリティ管理もベンダーに管理される点です。

インストール型は、アプリをダウンロードして使用します。自社内でシステム管理を行えるためカスタマイズしやすくインターネット環境が無くても利用できます。デメリットは、コストがかかる点と、社外との協同プロジェクトを行う場合は情報共有が難しくなる点です。

「redmine」はインストール型で、oss(システム開発にも大きな役割を果たしている無償で利用できるソフトウェア)を使用したツールです。

また、office365のアカウントで利用できるデジタルノートの「onenote」、データベース機能やプロセス管理ができる「kintone」、大きな粒度からブレークダウンしてプロセスを細かく分けて管理できる「wbs」などがあります。

その他、チャットや資料共有、Office365ツールとの連携ができる「teams」、プロジェクト管理において知っておくべき手法や知識を体系化した「pmbok」などのツールがあります。

例えば、スケジュール管理をしたい場合には「カレンダー」、作業工程を管理したい場合には「ガンチャート」といったように、いろいろな機能を持ったツールが種類豊富です。

これから行うプロジェクト管理には、どんな機能が必要なのかを考えツールを選ぶようにしましょう。

課題管理表を作成してみよう

課題管理表はプロジェクト管理に欠かせないマネジメントツールです。課題を管理しながら対処する事で予期せぬ問題やトラブルの回避ができ、プロジェクトを成功に導くことが可能になります。

是非、本記事を参考にして頂き「活用のコツ6つ」を押さえ、課題管理表を作成してみましょう。

関連記事も読む