Excelでスケジュール管理をするメリット6つ|注意点やテンプレートも紹介

dejamブログ運営局

dejamブログ運営局

    目次

スケジュール管理とは

仕事をする上でとても重要となってくるのが、納期を遵守することです。

そのためには個人だけでなくチームメンバー全体が、何をいつまでにやるか事前に決め行動する、すなわちスケジュールを把握、管理することが重要となってきます。

ここでは個人、チームでタスク管理する上でのポイントをご紹介します。

個人でタスク管理するポイント

スケジュール管理する上で必要となるのがタスク管理です。

個人のタスク管理は、タスク名、期限、進捗状況の3つで紐づけをし、進捗管理することがポイントとなります。個人のタスクは、チームのスケジュール管理したタスクを、各個人のタスク管理に落とし管理したりもします。

個人でタスク管理する上で注意する点は、管理表をこまめに確認、更新することです。必要であれば、タスクごとに優先度を設定したり、メモの追加を行いましょう。

チームでタスク管理するポイント

チームのタスク管理は、タスク名、期限、進捗状況にプラスして、担当者名、プロジェクトのスケジュール、の5つで紐づけをし、進捗管理することがポイントとなります。

チームでタスク管理する上で注意する点は、チームメンバー全員が管理表を確認、更新することです。必要に応じて会議を行い、進捗内容の報告や優先順位の確認を行いましょう。

Excelでスケジュール管理するメリット6つ

Excelは多岐にわたるスケジュール管理をする上で、個人でも企業でもすぐ利用することのできるスケジュール管理ツールです。

ここでは、Excelでスケジュール管理するメリットを6つご紹介します。

1:初心者でも使いやすい

Excelは、学生の頃から使用している方も多いのではないでしょうか。また、現代ではほとんどの企業が日常的に使用しているため、基本操作に困る方はほとんどいません。

Excelは機能が充実していてカスタマイズ性が高いため、初心者でも使用しやすいという特徴があります。

2:コストがかからない

ほとんどの企業がパソコンにExcelを入れています。そのため、プロジェクトを管理しようとした際にすぐ無料で使用ができます。

また、社員のほとんどに使用経験があるため、学習コストが発生することもないでしょう。その他維持費や開発費も不要であるため、コストはかかりません。

3:直感的に状況を把握できる

直感的に状況を把握するためには、プロジェクト全体の流れを即時把握できるものが必要になります。Excelは、タスク管理する上でカレンダーが一覧で表示されるようになっています。

そのため、プロジェクト全体の進捗状況や完了までの大まかな流れが確認でき、スケジュールが把握しやすくなるでしょう。

チームメンバー全体がプロジェクトの進捗状況を把握しておくことで、納期に遅れるという事態を防ぐことに繋がっていきます。

4:柔軟にカスタマイズできる

Excelは必要とする項目や関数の追加、他の機能との組み合わせやデータ挿入が簡単にできるため、自分にあった内容でカスタマイズできます。

また、使い慣れている人が多いため、カスタマイズする際の負担が少ないこと、難易度も高くないことが特徴としてあげられます。

5:無料のテンプレートが豊富にある

Excelには無料で使用できるテンプレートが豊富にあります。見易いToDoリストや、ガントチャート、工程表等、多くの種類があるため、自分が使いやすいテンプレートを探しましょう。

ガントチャートや工程表等は、一から作ると大変な作業です。Excelでは自作では難しいテンプレートが、無料でダウンロードできます。そのため、Excelでのスケジュール管理にはテンプレートの活用をおすすめします。

6:生産性の向上が見込める

個人ひとりひとりの生産性を上げるために必要な事の1つに、スケジュール管理があげられます。スケジュール管理にて情報のインプット、アウトプットを漏らさず明記することにより、リアルタイムで集計、見える化することが効果的とされています。

Excelでのスケジュール管理は、導入する上でのハードルが低く、プロジェクトごとに簡単にカスタマイズすることができるため、管理にかかる時間が少なく、その分業務に時間を費やすことができます。

少ない作業量で、進捗把握やタスクの整理ができるため、生産性の向上へ繋がっていくでしょう。

Excelでスケジュール管理するときの注意点4つ

Excelでスケジュール管理する上で注意すべきことがあります。

それは、Officeがない場合は導入コストがかかることや、操作端末によっては操作性が悪いこと、ファイル共有時の保存に注意が必要であること、バージョンの管理に手間がかかること、の4点になります。

ここでは上記4点についてご紹介します。

1:Officeがない場合は導入コストがかかる

所有しているパソコンに必ずしもExcelが入っているとは限りません。Excelがインストールされていない場合は、Microsoft Officeを購入する必要があります。

Excel単体であれば1万6千円程度、Office製品はどのようなパッケージを選ぶかによりますが1万2千円~3万8千円程度導入コストが発生します。

2:端末によっては操作性が悪い

Excelはパソコンだけではなく、タブレットやアイパッドにもインストールできます。軽量で持ち運びしやすいため、外出先で使用する機会が多いでしょう。

しかし、タブレットやアイパッドで使用する場合、パソコンで使用するよりも機能が少なく、また操作も異なります。

仕事で使用する際は、パソコンを利用するほうが良いでしょう。

3:ファイル共有時の保存に注意が必要

Excelのファイルを共有する際には、チーム内での情報の共有やタイミングへの注意が必要となります。

1つ目に、環境が異なる複数の端末にてExcelのファイルの共有を行うと、セルの幅や高さ、また印刷範囲が変更されてしまうことがあります。この影響により総ページ数が変わる場合もあります。

2つ目に、ファイルを確実に保存するためには編集・保存のタイミングをチーム内でずらす必要があります。また、ファイルをリアルタイムで共有することができないので、保存してから閲覧しなければなりません。

4:バージョンの管理に手間がかかる

Excelでプロジェクト管理を進める際、チームメンバー全員が書き込み等の編集を行います。

そのため、編集する上での明確なルールを決めておく必要があります。そうしなければ、各メンバーの現時点での進捗状況や、情報の更新の有無が把握できなくなり、プロジェクトが回らなくなってしまいます。

Excelは、ファイルが最新の情報に更新されているのか曖昧になりやすいため、管理する上で手間がかかります。また、複製や配布も可能であるため、ファイルが乱立しないよう管理する必要があります。

Excelでスケジュール管理ができるテンプレート3選

Excelで使用できるテンプレートの中で、スケジュール管理に特化したテンプレートがあります。

ここでは、Excel Pro工程表、ガンチャート、Excel工程表の3つをご紹介します。

それぞれの機能や特徴をみていきましょう。

1:Excel Pro 工程表

Excel Proは工程表作成ソフトで、3か月ごとの工程表の作成が可能です。

主な機能として、開始日、終了日の入力によるガンチャートの自動表示や、想定工程と実績工程の入力及び表示等ができます。また、年、月を指定すると、日別の記録とガンチャートが再計算されて表示されるため、次月に代わっても簡単に書き直すことができます。

デザイン面では、青矢印にて予定期間、赤矢印にて実施期間が描写されるため、進捗状況を直感的に把握することができます。

2:ガントチャートforExcel

ガンチャート for Excelは、2001年から100年間の、日別、週別、月別、年別ごとの工数表の作成、表示が可能です。

主な機能として、分類や担当別での表示、変更内容の全シートへの反映、日付変更によるチャートの自動移動ができます。

デザイン面では、チャートの太さや色、位置等様々な設定ができ、また進捗把握のためのイナズマ線、マイルストーンの描画が可能です。

3:簡単!Excel工程表

Excel工程表は、週別、月別、土日祝日、全体ごとの工程表の作成、表示が可能です。

主な機能として、範囲選択することで全パターンの作図や、前もって登録した語句の挿入、休業日の設定、テキストの追加も可能です。作成済みのExcelファイルや、オリジナルブックで作図を検討している場合等に、最適なテンプレートです。

特徴の一つとして、関数での操作は含まれていないため、簡単にカスタマイズできます。

Excelのスケジュール管理を活用して仕事を効率化しよう

Excelのスケジュール管理を活用することにより、個人、チームのタスクが把握しやすくなります。タスク管理を行うことは、仕事をより効率化する手助けになるため、プロジェクトの進捗にも大きく関わってくるでしょう。

納期までにプロジェクトを終わらせるために、Excelのテンプレートを活用しましょう。テンプレートの種類も数多くあるため、自分にピッタリなものを見つけ、効率よく仕事を進めていきましょう。

関連記事も読む