ただのメモ帳でないEvernoteとは?仕事でのおすすめの活用方法7選

dejamブログ運営局

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Evernoteとは?

皆さんはEvernoteという言葉を聞いたことがあるでしょうか。“Evernote”とは、ノートを取るようにテキストや画像、文書など大切なものを何でも記録しておくことができるツールです。

パソコンやスマートフォン、タブレットなどあらゆる端末で同期することができるので、必要な時にいつでもどこでも作業できます。今回はEvernoteとは何か、詳しい活用方法をご紹介しますので、ご自身にぴったり合う使い方を探してみてください。

Evernoteの料金プランとは?

Evernoteには、無料であるベーシックプランと月額600円のプレミアムプラン、月額1,100円のビジネスプランがあります。基本的な機能はベーシックプランでも問題ありませんが、同期できる台数や月間アップロード容量に差があります。

ベーシックプランの特徴は料金が無料なことと、データを同期できる端末台数が2台までと決められていること、ノート上限サイズは25MBで月間アップロード容量は60MBであることです。

スタンダードな使い方をしたい方にはおすすめですが、動画や音楽など容量の大きいものを保存したい方にはプレミアムプランがいいでしょう。

プレミアムプランは月額600円ですが、その特徴はデータを同期できる台数に制限がないことと、ノートの上限サイズは200MB、月間アップロード容量は10GBであることです。

そしてビジネスプランは法人向けのプランです。共有スペースで共同作業したりチームの作業履歴を確認することもできます。月間1ユーザーあたり1,100円で、データを同期できる台数に制限はなく、月間アップロード容量は20GBに加え1ユーザーあたり2GBが追加されます。

仕事でEvernoteを活用する7つの使い方とは?

Evernoteは活用方法が多彩です。具体的にはどのような活用方法があるのか、仕事においてより便利な使い方とはどのようなものなのかをまとめましたので、参考にしてください。

1:紙の資料を保管する

Evernoteには必要な情報を記録しておくことができます。そして記録しておくことでのメリットとして、時間の節約になることが挙げられます。紙の資料だと、欲しい情報を過去のものから探し出す際、非常に時間がかかります。

しかしEvernoteならば便利な検索機能があり、キーワードを入力するだけで瞬時に情報を探し出すことができます。時間の節約になり余計なストレスも生まれず、より生産性の高い仕事につながるでしょう。

2:名刺情報を管理する

仕事上で名刺交換はつきものですので、膨大な数の名刺を持っており管理しきれなくなってきたという方は多いのではないでしょうか。Evernoteは、名刺管理にも最適です。

プレミアムプランやビジネスプランでは、名刺スキャンという機能があり、氏名・役職・会社名等の情報と名刺の画像を簡単に連絡先ノートに保存することができます。使い方は簡単で、スマートフォンかタブレット等の端末を使用し、名刺をカメラで撮影するだけです。

Evernoteはノートを作成した場所や日時などの情報も記憶するので、名刺交換をしたらできるだけ早く名刺をスキャンすると後からの検索も簡単になります。

3:メールを保存する

Evernoteは、1アカウントごとにEvernote用転送メールアドレスが付与され、このメールアドレスにメールを転送することでその内容がEvernoteのノートとして保存されます。

この機能を使うことで、締め切りが記載された依頼事項やホテルの予約確認書など、重要な内容のメールを後から確認する必要がある時に即座に検索することができるのでとても便利です。

この機能はベーシックプランでも5通までは保存が可能ですので、気軽にお試しいただけます。

4:チェックリストでタスク管理をする

Evernoteはチェック機能があり、ノートにチェックボックスやチェックリストを付けることでタスクを管理することができます。

チェックリストやチェックボックスを付けることで、ToDoリストや持ち物リストなどを自由に作ることができ、またいつでも確認することができるのでやり残すことがありません。

チェックボックスとはノートのどこにでも入れることのできる単体のボックスのことで、チェックを入れるとボックスにチェックマークまたは「X」マークが表示されます。

チェックリストはタスクを完了するとチェックマークを入れられるボックスが各リストの前にあり、チェックマークを入れると行全体に取り消し線が引かれます。

5:資料を作成・共有する

Evernoteではまとめた情報やアイディアを保存することができますが、他の人とも簡単に共有することができます。仕事で使う資料もEvernoteに作成して保存し、共有することができるのでおすすめです。

共有方法には、ノートの共有かノートブックの共有かの2つの方法があります。ノートの共有は個人で作成した資料を他の人にも見てほしい時に使い、ノートブックの共有は共同作業や継続的な情報共有が必要な時に使います。

共有することでチームの力を発揮することができるのでおすすめです。

6:Web上の情報を保存しておく

Webでお気に入りの情報やサイトを見つけた時、保存する為にブックマークがありますが、ブックマークはページの一部分だけを保存することはできませんし、ページの情報が最新に更新されてしまうこともあり厄介です。

そんな時はEvernoteのwebクリッパーという機能がおすすめです。Webクリッパーとは誰でも簡単に使えるブラウザ拡張機能であり、見つけた記事の全文、画像、メールなどWeb上のコンテンツは何でも保存することができます。

Webページの全体も可能ですが範囲を指定して保存することができるので、必要な情報だけを保存できます。更にWebページのスクリーンショットを注釈することができ、注釈ツールを使ってマーカーを引いたり矢印やコメントを書くことが可能です。

そしてその情報は他の人と共有することができるので、仕事でのチームで利用するのにも適しています。

7:勉強ノートを作成する

Evernoteの効率的な使い方として、勉強ノートがあります。画像、音声、動画、PDFといった機能を簡単にノートに貼り付けることができ、ページ数に上限がない為あらゆる情報を自分の分かりやすいようにまとめることができます。

勉強ノートが増えてきたらノートブックにまとめて整理するとよいでしょう。

Evernoteがおすすめな5つの理由とは?

Evernoteは仕事やプライベートでのタスク管理に有効です。

では何故Evernoteがおすすめなのか、その理由としては「多種多様なものを保存できる」「複数人で共有できる」「検索機能が使える」「検索条件が豊富である」「Googleドライブと連携できる」などが挙げられます。

それでは詳しく見ていきましょう。

1:多種多様なものを保存できる

Evernoteはテキストや画像、音声、PDF、文書などあらゆるものを保存することができます。そしてWebクリッパーを使えばwebコンテンツも保存することができるので、自由な形式で自由に編集し思いのままにノートを作成することができます。

Evernoteをうまく利用することで仕事の効率もよくなり、業務が充実するでしょう。

2:複数人で共有できる

ビジネスシーンでは、複数の人と資料を共有する場面があります。そのような時も、Evernoteなら資料の専用URLを相手に教えるだけで資料の共有をすることができます。この方法の場合、たとえEvernoteのアカウントを持っていない人でも閲覧できるのでとても便利です。

また、アカウントを持っている人同士であれば「閲覧のみ」か「編集可能」か選択することができ、活用の幅も広がります。

3:検索機能が使える

気に入ったWebページを見つけたが見る時間がなかった時はとりあえずEvernoteに保存だけしておき後で見る等の方法を簡単にとれるのも、Evernoteの検索機能があるからです。

Evernoteと同じく人気のあるサービスとしてdropboxなどがありますが、Evernoteの強みはこの検索性能でもあります。

Evernoteでは独自のOCR技術により、ノートに入力されたテキストはもちろんのこと、添付された画像内の文字や手書き文字まで検索可能です。

また、プレミアムプランでは添付のPDFやOffice系ファイルの中までも検索可能ですので、この機能を使うことでさらに時間の節約につながります。

4:検索条件が豊富である

Evernoteの検索機能では、複数のキーワード入力をした場合すべての単語を含む検索結果だけが表示されますので、膨大な数の資料から一発で探し出すことができます。

例えばノートの題名にコーヒーが入った文章を探したい時は「intitle:コーヒー」と入力したり、指定された座標付近で作成されたノートを検索したい時は「latitude:40」と入力するといった、検索構文を使うことで条件を細かく分けて検索することができますので多様な条件での検索が可能です。

また、よく使う検索条件は素早く参照できるようにショートカットに登録することができます。

5:Googleドライブと連携できる

Googleアカウントをお持ちの方が大変便利に使える機能として、GoogleドライブとEvernoteの連携があります。

Googleドライブに保管中のすべてのファイルに、Evernoteから直接アクセスできるので、Evernoteアプリを離れずにノートにGoogleドライブのあらゆるファイルを入れることが可能です。

Googleドライブのファイルに変更があればEvernote内でも変更が反映されます。GoogleドライブとEvernoteの連携によって、より情報の整理と記録が簡単になります。

Evernoteを活用してみよう

Evernoteとは何か、その活用術についてご紹介してきました。<strong>Evernoteを使いこなせば、業務が効率よく作業できます。

その使い方次第で仕事だけではなくプライベートでも便利な自分だけのオリジナルノートを作成することができるので、是非試してみてください。

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