WBSとは?導入するべき理由5選や導入する際の注意点について解説

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WBSとは何か?

WBSとは「Work Breakdown Structure」という言葉の略であり、「作業分解構成図」という意味になります。

WBSという単語は、システム開発の時に使われることが多く、プロジェクトの計画を立てる時に作成します。

今回は、このWBSを正しく、また効率的に使えるように詳しく解説していきます。

WBSとは?導入するべき理由5選

では、WBSを導入することにより、企業にどのようなメリットがあるのか、なぜ導入するべきなのかということについて解説していきます。

ここでは導入するべき理由を全部で5つ解説してきます。

1:作業目的の明確化が図れる

まず1つ目は、WBSを導入することにより、作業の目的が明確になるということです。

作業する際にWBS化することで、どんなタスクをこなさなければいけないのかという事をはっきさせ、タスクを整理しやすくなります。

作業を明確にすることで、作業漏れ防止にも繋がるということもメリットの1つと言えるでしょう。

2:役割をチームで分けやすい

2つ目は、タスクの役割をチームごとに分けやすいということです。

WBSを利用しない場合、タスク漏れや曖昧になる部分もありますが、WBSを用いることによって、どのチームがどのタスクをして、作業を完成させなければいけないかということが明確に分かるので、チームにタスクを任せやすくなります。

他にも、WBSを共有することで、振り分け番号などでタスクを伝えられ、チーム作業の効率化、仕事の効率の向上が期待できます。

3:全体的な進捗管理がしやすい

3つ目は、プロジェクトなど全体的な進行状況が管理しやすいということです。

チーム内でタスクを共有しているため、どのタスクが終了していて、どのタスクが進行中なのか、また途中で必要なくなったタスクを書き換えることができるので、作業ロスが少なくなります。

4:工数の可視化ができる

4つ目は、WBSによってタスクを役割分担することにより、全体の工数が可視化できるということです。

タスクを最小に分け、細かいタスクの工数を積み重ねていくことで、誤差がなく確実性の高い見積もりを出せます。よってタスクの役割がきちんとしていないと、大きく誤差がある見積もりになると言えます。

クライアントからの依頼の場合、確実性の高い見積もりを出すことによって、クライアントからの信頼を獲得でき、次の仕事に繋げることができるでしょう。

5:スケジュールが組みやすくなる

5つ目は、スケジュールが組みやすくなるということです。

工程の可視化ができることによって、おおよその見積もりを出すことができます。

可視化することによってタスクごとにどの期限までに終わらせればいいのかが分かるので、日数などを計算していくことで、どの日までに終わらせればいいのか、スケジュールが組みやすくなります。

WBSを導入する際の注意点

WBSを導入することにより、どのようなメリットがあるのかということについて解説しましたが、WBSを導入する際に気を付けなければならない点もいくつかあります。

ここでは2つに分けて、気を付けなければいけない点を解説していきます。

作業目的の明確化は必須

1つ目は、作業する上で目的をはっきりとさせておくということです。

目的を明確にしておかなければ、不要な作業をする可能性があるでしょう。

作業を始める初期の段階から、最終的にどのような商品にしたいのかという明確なイメージを持つことによって、WBSを役立てることができます。不要な工程は、作業を進めながら詳細化することをオススメします。

WBSを作る際は、1つだけでなく複数のパターンを作ることで、問題が起きた際に役立てることもできます。他にも、様々な種類のテンプレートを作ることで、効率よく作業することができます。

チームでの作業進捗をしっかり確認しておく

2つ目は、チーム内での作業進捗について、しっかり確認しながら作業を行うということです。

チーム内でWBSを共有することで、どのタスクをしなければいけないのかは分かりますが、自分のタスクが他の人が終わらなければ開始できない場合などもあるため、チーム内での情報共有は日頃からこまめにすることがとても大切になります。

情報共有をすることで、他のタスクにかける時間配分が計算できるなど、時間短縮や仕事の効率化にも繋がるため、とても大切であると言えるでしょう。

WBSを作るための3ステップ

では次に、WBSはどのように作るのかということについて説明していきます。WBSを作ってみたいけれど、どこまで作業工程を最小化すればいいのか、またどのようなことに注意して作らないといけないのかということについて、わかりやすく解説していきます。

今回は3つのステップに分けて紹介していきます。

1:タスクを洗い出す

最初のステップは、タスクを洗い出していくことです。

依頼を受けてから作業を開始するまでは、どの作業から始めればいいのかわからない状態なので、プロジェクトマネージャーを筆頭にWBSを作成していきます。納品物に必要な作業を洗い出して、担当者に合意を得ることが必要になります。

機能要件と非機能要件を明確にすることが必要であり、機能要件とは顧客が求める機能のことを意味しており、非機能要件とは客が求める要件のことを意味しています。

2:タスクの優先順位を設定する

そして2つ目のステップは、タスクの優先順位を設定していくことです。

作業の優先順位をつける上で、タスクの依存関係を考えながら順位をつけるということが必要であり、先にどのタスクを終わらせなければ次のタスクができないのか、また同時進行でできるタスクはどれなのかを明確にしなければいけません。

クリティカルパスを明確にしなければ、仕事の延滞などにもつながり、企業のイメージを損なう場合もあります。

クリティカルパスとは、プロジェクトの全ての工程を線で結び、最長になる線のことを意味しています。

3:タスクの構造化をする

最後3つ目のステップは、全てのタスクを構造化するということです。

全てのタスクを順序に並び替え、それらのタスクを同じレベルごとにまとめていきます。ここで注意する点は、下位層のタスクを足すと、上位層のタスクになるようにしなければいけないということです。

この構造化がきちんとできれば、タスク漏れやタスクの抜けなどを防ぐことができます。

WBSの作成を効率化してくれるおすすめツール5選

WBSを作成する際には、ツールが必要となってきます。手書きで書いたり、パソコンを使って作成したりするのもいいのですが、チームで仕事するとなると、プロジェクトが進んでいくにつれ共有などが難しくなります。

そこで、ここからはWBSを作成する際に、効率よくしてくれるオススメなツールを5つ紹介していきます。

1:Brabio!

まず1つ目は、「Brabio!」というツールです。

Brabio!とは、グループごとにプロジェクトの作成が可能で、同じグループで違うプロジェクトの場合も、作成可能なツールとなります。

他にも管理者、スタッフ、パートナー、ゲストの4つのユーザーモードがあるので、社外の人とも簡単に情報共有ができて、プロジェクト毎にユーザーの権限も変更可能であるため、社外秘などの情報漏洩の心配はないでしょう。

進捗管理も簡単にできるため、一目でタスクがどのくらい進捗しているのかが分かり、また進捗報告を依頼することもボタン1つで行うことができます。

2:Excel Apps

2つ目は、「Excel Apps」というツールです。

Excel AppsとはMicrosoft Excelを元にしたツールで、Excelを利用している人には使いやすいツールとなっています。数式を入力することが得意な人であれば、初めて利用する場合でも使いこなせるでしょう。

このツールは、縦軸にこなさなければいけないタスクを順に入力していき、その横にタスクを終了するのに必要な日数、開始日、終了日を入力し、さらにその横に数式を入力すると、自動的にWBSを作成してくれます。

数式を入力することで、予定変更も簡単にできますが、注意しなければいけないのは、条件付き書式で数式を用いるとセル同士が結合するので、セルを間違えて消してしまった場合、正確な日数などが表示されなくなる場合があるということです。

また、このツールで計画を更新する場合は時間がかかるため、きちんと予定を立ててからWBSを作ることがオススメとなります。

3:Jooto

3つ目は、「Jooto」というツールです。

Jootoとは、目的別に型を選べるようになっており、目的別とは他に、職業別でも型を選べるようになっています。

複数のプロジェクトが同時進行している場合でも、このツールを利用すれば1つのダッシュボードで管理できるようになっているので、作業の手間を省くことができ、ツールのデザインもシンプルになっており、専門知識は必要ありません。

他にもたくさんの機能が利用でき、チーム内でのコミュニケーションもスムーズに取ることができ、外部連携機能が可能なため、自分でスケジュールを管理することもできます。

4:Edrwa

4つ目は、「Edrwa」というツールです。

Edrwaとは、各業界に特化したテンプレートが搭載されており、短時間でWBSを作成することも可能で、形式はOffice系のような分かりやすいUIを使っているため、操作しやすいツールとなります。

他にも、ダイアグラムが280種以上搭載されており、デザイン性に優れているため、自分の好きなデザインを選ぶこともできたり、作成したりすることもできます。

そして、様々なファイルの形式に対応していて、ワンクリックで必要なファイルの形式で相手に送ることができます。

5:TeamHack

そして最後5つ目は、「TeamHack」というツールです。

TeamHackとは、タスクごとにチャットができたり、プロジェクトで必要なファイルを送る際に、チャット機能もあるので楽にやりとりしたり、ワンクリックでタスクの終了を知らせることができ、他にもタスクの登録も簡単にできるツールとなります。

そして、タスク管理機能も充実しており、時間測定機能、タスクの達成度表示、期限切れのタスク通知などがあり、期限内にプロジェクトを終了できるための機能が多くあります。

タスクの検索機能、複数のプロジェクトもタブを切り替えるだけで簡単に行うことができます。

WBSとは何かを知りタスク管理に導入してみよう!

このように、WBSを取り入れることで、作業を分解し構造化することができ、作業の明確化、またプロジェクトが正確に進捗しているのかなどを確認できます。

WBSを取り入れる際には、きちんとステップを守りながら有効に活用することで、作業の効率化、企業への期待度も上げることができるでしょう。WBSを正しく有効活用し、タスク管理することが、プロジェクト成功の大きなステップにつながります。

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