ガントチャートとは？

ガントチャートとは、「タスク管理」「プロジェクト管理」「スケジュール管理」「生産管理」などを視覚的に管理しやすくするために使われる表のことです。
縦軸にタスクやスタッフ、横軸にタスクの進歩や時間を表し、管理者が、プロジェクト全体を俯瞰的に見て把握するのに使用されます。

スプレッドシートとは？

スプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ソフトです。

Googleのアカウントを作成すれば、誰でも使えます。主な用途として図、計算表、グラフなどの作成に使われます。

Microsoftのエクセルと、ほぼ同等のことが出来ます。

ガントチャートを作る目的

ガントチャートを作成することで、プロジェクト参加者が、視覚的に進行具合を管理できるようになります。

プロジェクトの遅れや、誰がどの程度、作業が進んでいるのかを明確にできるので、スケジュールやタスクを把握するのに役立てます。

スプレッドシートでガントチャートを作る方法3つ

では、実際にスプレッドシートでガントチャートを作る方法を3つ紹介していきます。

大まかに「テンプレートを使う」、「拡張機能を使う」、「自分で作成する」この3つになります。

テンプレートを使うのが簡単で早いですが、細かい修正が必要です。拡張機能は便利ですが、インストールする必要があります。自分で作成するのは、1からの作業になりますので時間はかかりますが、自分独自のガントチャートを作成可能です。

1：スプレッドシートのテンプレートを使う

1つ目がGoogleスプレッドシートのテンプレートを使う方法です。Googleスプレッドシートには最初から、ガントチャートのテンプレートが用意されています。テンプレートを使えば、すぐにでもガントチャートを作成できます。

作成の仕方は、Googleスプレッドシートを開いて、「テンプレートギャラリー」を選択すると、テンプレートが表示されます。その中から「ガントチャート」を選択することで使用できます。

細かい数値の修正や見やすくするなど、改良は必要になってきますが、手間がかからずにガントチャートを作成できるのが利点です。

2：スプレッドシートの拡張機能を使う

2つ目に、スプレッドシートの拡張機能を使う方法があります。スプレッドシートにはアドオンという、便利な機能をインストールできるようになっています。

ガントチャートを作成できるアドオン「Projectsheet Planning」を使えば、簡単に作成出来ます。

使い方は簡単です。Googleスプレッドシートを開いて、「アドオン」のタブを選択、「アドオンを取得」から「app内を検索」で「Projectsheet Planning」と入力することで出てきますので、インストールしましょう。

インストールが完了すれば、Googleスプレッドシートの「アドオン」タブ内の「Projectsheet Planning」から「Add Projectsheet」を選択することで、ガントチャートを作成可能です。

英語のアドオンになるので、Googleスプレッドシートの翻訳機能も活用したほうがより使いやすくなります。

3：自分で1からガントチャートを作る

3つ目は、自分で1からガントチャートを作る方法です。手間はかかりますが、自分でガントチャートを作成することも可能です。

作成方法を簡単に説明するとスプレッドシートを開いて、複数のセルを選択します。
右クリックで「条件付き書式」を選択することで、ルールを記入でき自分独自のルールを追加して、ガントチャートを作成できます。

自分で1からガントチャートを作るメリットは、細かいところまで設定できるところにあります。テンプレートや拡張機能では補いきれない、個々の用途に合わせた設定ができるのが魅力です。

スプレッドシートでガントチャートを作るメリット5つ

ここからは、スプレッドシートでガントチャートを作るメリットについて、5つ紹介します。

メリットを活かして、タスク管理やプロジェクト管理に役立て、作業を効率化していきましょう。

1：無料で利用できる

多くの機能を持ち、表やグラフが作成できるGoogleスプレッドシートは、無料でGoogleから提供されています。

パソコンがあれば、誰でも利用することが可能でエクセルとは違いライセンス料など、費用が掛からないのが特徴です。

2：アレンジがしやすい

Googleスプレッドシートはアレンジがしやすいのも特徴です。

テンプレートに改良を加えることでより使いやすくなり、元々備わっている「条件付き書式」や、「データ入力規則」などを用いて個々の用途に合わせて使用できます。

拡張機能を使えば、アドオンをインストールするだけで簡単に便利な表やグラフ、計算が可能になります。

3：複数人での共有がしやすい

GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントを持っていれば、共有しやすいので複数人で同時に作業することが可能です。

コメントを残す機能もついており、コメントに残すことで共有している他の方に、タスクを割り当てることも可能です。

4：インターネットがあればどこでも利用できる

Googleスプレッドシートは、インターネットに接続していればどこでも利用可能です。

外出先のカフェやホテルのWi-Fi、スマホのデザリングでも編集や確認が可能で、非常に便利に使うことができます。

5：複数人で同時に編集ができる

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントでログインすれば、複数人で同時に編集することもできます。インターネットに接続されていれば、同期されているので、リアルタイムに編集作業が可能になり便利に扱えます。

共有したときに、編集されたら困るところには保護することで編集できなくすることも可能なので、安心して使えます。

スプレッドシートでガントチャートを使いやすくするアレンジ

では、実際にどのようにしたらガントチャートが見やすくなるのでしょうか。その方法を2つ紹介します。

アレンジすることで使い勝手が向上するので、見やすくなるように改良していきましょう。

進捗状況を色分けする

Googleスプレッドシートでガントチャートを作成した際には、進歩状況を色分けすることでより見やすくなります。

プロジェクトの進行具合やタスクの種類、時間単位で色付けすることで、視覚的にわかりやすくなるので、ひと目で把握できるようになります。

例えば、あと1日しか期限がないタスクには赤、まだ余裕のあるタスクには青にすることで、どのタスクからこなしていくのかがわかりやすくなります。

日付を選択できるようにする

ガントチャートに日付を入力するのに便利な方法があります。

Googleスプレッドシートに備わっている、「データの入力規制」という機能を使うことです。「データ入力規制」を使うことで日付をキーボードで入力するのではなく、クリックによってカレンダー呼び出し、日付を選択できるようになり、便利になります。

具体的には、Googleスプレッドシートの「データ」タブから「データの入力規制」をクリックします。そして、「セル範囲」を指定します。

次に「条件」から「日付」を選択し、「保存」を選択することで、指定されたセルをクリックするとカレンダーが表示され、日付をクリックするとセル内に日付が記入されます。

スプレッドシートでガントチャートを作成してみよう

Googleスプレッドシートでガントチャートを作成して、プロジェクト管理やタスク管理を使いこなしましょう。

Googleスプレッドシートならアレンジも可能でガントチャートを見やすく作成可能です。共有することもできますので進歩状況を複数人で把握して、プロジェクト管理やタスク管理に活かしてみてはいかがでしょうか。