Excelを用いたタスク管理のメリット7つ|テンプレート8つを紹介

dejamブログ運営局

dejamブログ運営局

    目次

タスク管理とは

「タスク管理」とは、ある仕事を完遂するために必要な作業を洗い出し、個々の作業の優先順位の入れ替えや進捗管理などを行っていくことです。ここで洗い出した個々の作業を「タスク」と呼んでいます。

タスク管理は、仕事の場だけでなく、プライベートで何かに取り組む際にも活用できます。例えば、個人旅行の計画を練るときや資格取得に向けた学習計画でも使えます。「〇月〇日までに宿の予約をする」というタスクへの取り組みを管理するのも「タスク管理」です。

Excelを使ったタスク管理

タスク管理を行うために、専用の「タスク管理ツール」も多種提供されています。個人のタスクを管理する場合や、小規模なプロジェクトなどでは、わざわざ専用ツールを導入しなくてもExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用して管理することも可能です。

表計算ソフトを活用すれば、タスク管理のための形式を作成する手間はかかりますが、自分が管理しやすい方式のタスク管理ツールになります。

Excelを用いたタスク管理のメリット7つ

タスク管理専用のツールを使えば、自分でタスク管理方法を考える手間を省けますが、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使ってタスク管理を行うことにも手間をかけるだけのメリットがあります。

ここでは、タスク管理にExcelを使う場合のメリットを7つ紹介します。メリットに共感できるようであれば、まずはExcelを使うタスク管理を検討してみてはいかがでしょうか。

1:カレンダーを参照できる

Excelでは、関数を使って簡単にカレンダーを作成することもでき、カレンダー上にタスクを表示したり、タスクを登録するときにカレンダーを参照したりすることが容易です。

タスク管理では、期限や納期の管理が必須事項となるので、カレンダー参照が容易なExcelを使うと、日付面の作りこみが少なくて済みます。

2:導入時のコストがかかりにくい

Excelは、多くの企業で基本的なソフトとしてパソコンにインストール済みだと考えられます。Excelでタスク管理をすれば、タスク管理のためのソフトを手配する費用がかかりません。

ただし、導入コストがゼロというわけではなく、新たな費用としては計上されなくても、Excelでタスク管理をするための方法や機能を検討し、Excelに設定する人件費はかかります。

3:カスタマイズできる

Excelなら、普段から業務で使用しているので、タスク管理を進めていくうちに使いにくい部分が発生しても手を加えながらブラッシュアップしていくことが可能です。

Excelを使いこなしている人なら、マクロや関数を駆使し、自分にとってもっとも使いやすいタスク管理ツールを作り上げることも可能です。データ入力も、普段のExcelデータ入力そのままなので、操作に困ることもありません。

4:状況に応じてテンプレートを選べる

Excelはいろいろな業務ツールにも使われており、タスク管理に関しても多くのテンプレートが提供されています。自分でゼロから作りこむことに限界を感じたら、業務に適用できそうなテンプレートを探しだすことができます。

提供されているテンプレートを利用し、自社の業務管理として機能が足りない部分のみ自分たちで作りこむという選択もできます。

5:さまざまなテンプレートを試せる

Excelでタスク管理をするために提供されているテンプレートは1種類ではなく、いろいろな種類のものがあるので、タスク管理で重点的に管理したい内容や、表示の好みなどに応じて選択できます。

テンプレートの多くが無料で提供されているので、使い勝手がわからなくても「とりあえず使ってみる」という試用が可能です。使ってみたうえで、しっくりくるテンプレートだけを選ぶことができます。

6:数値や関数の引用で効率が上がりやすい

タスク管理専用のツールを導入すると、タスク管理に必要なデータはすべて入力しなければなりませんが、Excelで作りこんだタスク管理ツールなら、既存のExcelから数値や関数を引用したり流用したりすることもできます。

あくまでもベースがExcelであることから、通常Excelで使っている関数やマクロも使えるので、タスク管理に必要なデータ入力の作業効率を上げる工夫もしやすいというメリットがあります。

7:Googleスプレッドシートに転換して共有できる

ExcelはGoogleスプレッドシートに変換できます。チームメンバーとタスク管理表を共有する場合、複数の人で同時に更新できるスプレッドシートが共有に向いています。

Googleスプレッドシートはクラウド上にあるので、タスク管理表作成時には動作が遅く不便を感じることもあります。Excelでタスク管理表を作成したうえで、共有する運用段階になってからスプレッドシートに変換すると作業効率が上がります。

Excelを用いたタスク管理の注意点4つ

Excelを使ったタスク管理は、普段使い慣れているExcelだからこそ、手軽に始められますが、タスク管理を運用していくうえであらかじめ注意しておきたいポイントがあります。

ここでは、Excelを使ってタスク管理をする際に気を付けておくべき点を4つ紹介します。運用をイメージしながら参照してみてください。

1:パソコンを使う必要がある

Excelはもともとパソコン用のソフトなので、快適な状態で操作するためには、パソコン環境が必要になります。スマホ用のExcelもありますが、効率よく使うためには、パソコン環境が必須といえるでしょう。

タスク管理表を確認する程度の作業であれば、スマホでもExcelを導入して作業できます。タスク管理表を作成したりメンテナンスしたりするためには、パソコンにExcelが導入されている必要があります。

2:Officeの購入が必須

企業や業種によっては、職場でExcelを導入していない可能性もあります。タスク管理表をExcelで作成するためには、当然ながらExcelというソフトが必要になります。

Excel単独で購入することもできますが、マイクロソフト社のOffice製品として購入することになります。Macユーザーで普段はアップル製品を使用している場合でもマイクロソフトのソフトを購入してインストールすることになります。

3:共有するときには保存のルールに注意

Excelで作成したタスク管理ツールをチームメンバーのような複数人で共有するときには、各人が更新してもよいのか、参照だけに留めるのかルール化が必要になります。

Excelのデータを複数で更新する場合、更新のタイミングが重なってしまうと、「後勝ち」で先に更新した人のデータを塗り替えてしまうので、更新を許可しないか、保存する際にデータを塗り替えられてしまう人が発生しないようなルールを周知徹底する必要があります。

また、編集をした後は必ず最新の状態にしておきましょう。これを怠ると、重大なミスにもつながりかねません。

4:同時に編集できない

Excelは基本的に複数の人で同時に編集できません。共有設定をしておけば編集できますが、編集結果を反映する前に読み込んだ人がいる場合、編集結果を反映する前の状態を上書きされてしまうリスクがあります。

Excelは「保存」操作を行うまで編集中のデータが共有フォルダ上のExcelには反映されません。共有設定すると使えるExcelの機能も絞られるうえ、複数人で同時に編集して編集結果が反映されない人が発生するというリスクもあります。

Excelのタスク管理のテンプレート8選

Excelは多くの人に使われている表計算ソフトであり、Excelを使ってタスク管理をしたいというニーズも多いことから、タスク管理用のテンプレートも数多く提供されています。

無料で提供されているテンプレートも多く、Excelの開発元であるマイクロソフト社からも多数提供されています。自分好みのタスク管理票をゼロから作り上げるのではなく、テンプレートを利用して作成するのも効率的です。

1:Microsoftのテンプレート

Excelの開発元であるマイクロソフト社も「タスク管理」に関するテンプレートを複数提供しています。プロジェクト管理寄りのタスク管理表から、自己管理のためのタスク管理表まで、さまざまなデザインや用途のテンプレートが用意されています。

自分が求めているタスク管理表に一番近いテンプレートを選択し、不要な項目やデザインを削除し、不足している項目を追加・カスタマイズして、使いやすいタスク管理表を作成できます。

2:Exel Pro工程表

「Excel Pro工程表」にはフリー版と有償版があり、フリー版はVBAが非公開なのでカスタマイズできませんが、有償版はVBAを使ってカスタマイズできます。

1・3・6・12ヵ月工程表が「開始日」と「終了日」を入力するだけで簡単に作成され、ガントチャートも表示されます。ガントチャートを自力で作成するのは複雑な作業を要するので、テンプレートで自動生成されるのは便利です。

3:Hotateの苦悩

「Hotateの苦悩」では便利なテンプレートを提供してくれており、その中にWBSガントチャートを作成するテンプレートもあります。

「設定」シートで、「開始日」を設定するとガントチャート用のカレンダーが生成され、「非稼働日」として土日や祝日を設定しておくと、カレンダー上の背景色が非稼働日の色に変わります。Excelさえ使えれば操作できるのでExcelを熟知していなくても使えます。

4:FeedSoft

「FeedSoft」は、ExcelやWordで使えるフリーテンプレートを集めたサイトです。「FeedSoft」でタスク管理関連のテンプレートも探せます。

ここで入手できるテンプレートは、カスタマイズが可能なので、Excelを熟知した人に向いています。

5:Red Warrior (3S-HACKS!)

「Red Warrior」では、スケジュール管理のできる工程管理表のテンプレートを入手できます。関数を使った、シンプルな機能のテンプレートなので、関数がわかる人ならカスタマイズして使うことも可能です。

入力は「作業名」「開始予定」「終了予定」「優先」「開始」「終了」「ステータス」の7項目だけです。

6:ガントチャートforExcel

「ガントチャートforExcel」ではマクロを使って、1日、週間、月間、3ヵ月、半年、1・3・5・10年間などの工程表を作成できます。サイズの異なる用紙でも、同じように印刷できるようにサイズが調整されます。

作業分類や担当別に工程を区分けできるという特徴もあります。階層化のある工程の管理もできます。マイルストーンの設定もできるので、プロジェクト管理に用いることも可能です。

7:ITレシピ

「ITレシピ」では、マクロによりガントチャート作成を行えるツールが公開されています。このテンプレートを利用して作成したガントチャートでは、進捗を視覚的に理解するための「稲妻線」も引いてくれます。

単にスケジュールを管理するだけでなく、遅れや進みをタスク管理として見える化できます。

8:開発マイルストーン

開発マイルストーン」では、無料で使える工程管理ソフトが公開されています。「ソフト」と名打っていますが、Excelを利用しており、Excelを使える人なら操作可能です。

Excelそのものの機能である関数や表計算も使うことができるので、Excelを使い慣れている人には使いやすいツールといえるでしょう。

Excelを上手に活用してタスク管理しよう

Excelは多くのビジネスマンになじみが深いツールでしょう。そのExcelを使ってタスク管理をしていくことは、ツール操作のストレスもなく、導入コストもかからないなど、メリットもたくさんあります。

はじめてタスク管理に取り組むのなら、簡単に導入できるExcelを最大限に活用してみてはいかがでしょうか。

関連記事も読む