Googleカレンダー共有方法4つと注意点|6つの使用メリットとは?

dejamブログ運営局

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Googleカレンダーとは?

GoogleカレンダーとはGoogleが提供している、スケジュールの管理ツールであり、PCやスマートフォンでも使用できるカレンダーです。

Gmailアカウントを持っていると、インターネットさえ使用できる場所だとどこからでもアクセスが可能で、自宅や会社、外出先だけでなく世界中どこででも簡単にスケジュールを確認したり調整できます。

主な機能

使い方としてはスケジュールを登録、変更や削除できるだけでなく予定の詳細をメモしたり添付ファイルを付けたりすることも可能です。

他ユーザーと予定を共有もできます。その際は管理権限や編集権限の有無も選べます。またメールでスケジュールの出欠確認ができる機能もあります。

Googleカレンダー共有の方法4つ

Googleカレンダーの共有方法はまずカレンダー一覧で、共有したいカレンダーの右端にあるオーバーフローメニューを、次に設定と共有を、そしてユーザーを追加、をクリックしていきます。

ここにアクセス権限で一般公開して誰でも利用できるようにする、のチェックマークがありますが、一般公開とは不特定多数を意味しますので安全のためにも基本的にはチェックを外して解除しておくことをお勧めします。

招待するユーザーのメールアドレスを入力し、付与する権限を選択すると設定は完了し、共有できるようになります。

1:ドメイン外のユーザーと共有する場合

ドメイン外のユーザーとGoogleカレンダー共有するには、共有カレンダーを作成するか、カレンダーの一覧より、共有したいカレンダーを選択後にこのカレンダーを共有、という項目をクリックします。

次に特定のユーザーと共有というテキストボックスに共有したいユーザーのメールアドレスを入力してから権限の設定、を選択します。そしてユーザーを追加、保存、をクリックします。Googleカレンダー共有の確認画面が表示されたらOKをクリックします。

共有されたユーザーには、Googleカレンダー共有の確認メールが届きます。<strong>その後ドメイン外ユーザーのカレンダーに自動で追加され、Googleカレンダーの共有が行われます

2:ドメイン内のユーザーと共有する場合

共有したいカレンダーを作成後、ドメイン内ユーザーすべてと共有するにはアクセス権限で、ドメイン名で利用できるようにするというチェックボックスをオンにします。その後権限の設定を選択するだけで可能です。

3:特定のユーザーと共有する場合

会社内や家族内などの特定ユーザーとのみ共有する場合は、特定のユーザーとの共有という項目でユーザーを追加、をクリックします。そこにGoogleカレンダー共有するグループのメールアドレスを追加します。

個人メールアドレスを追加することもできます。その後、権限設定を選択します。ちなみにアクセス権限を設定すると、特定ユーザーとの共有の設定が上書きされます。

4:Googleカレンダーを使用していないユーザーと共有する場合

共有したいカレンダーを作成後、アクセス権限で一般公開して誰でも利用できるようにする、のチェックボックスをクリックします。一般公開されますという警告が出ますが問題なければOKをクリックします。

一般公開されたGoogleカレンダーのURLを共有してWebブラウザで閲覧して貰います。URLさえわかればスマートフォンのブラウザでも閲覧可能です。

URLは左サイドバーのカレンダーの統合、をクリックするかもしくはスクロールしてこのカレンダーの公開URL、をコピーしてください。

もしくはWebサイトやブログなど持っている場合ならHTMLを貼り付ける方法もあります。こちらも左サイドバーのカレンダーの統合をクリックするか、スクロールして埋め込みコードをコピーし、ブログなどに貼り付けるだけです。

ただ一般公開なので基本的に見る側の権限設定は閲覧権限しかできません。

Googleカレンダー共有時の3つの注意点

Googleカレンダー共有時に注意すべき点があります。例えば共有設定はPCからでないと行えないといった点から、詐欺の被害に遭わないよう注意しなければならないといった点まで、ここでは3つの注意点をあげていきます。

1:共有設定はPCから行う

Googleカレンダー共有をスマホから行う場合、1つ1つの予定を共有するだけなら可能です。スマホアプリでも簡単に行えます。

ただしGoogleカレンダーを丸ごと共有するにはPCでの設定が必要となってきます。

2:公開範囲の設定に注意する

Googleカレンダー共有する際にアクセス権限の設定があります。ここで公開設定を選択するとGoogle検索などで検索結果に表示されるようになります。

その場合行動予定やアポイント、重要なスケジュールなどが第三者に公開されてしまうというリスクが発生します。法人利用している場合は特に気をつけなければなりません。

公開機能を有効化する際に警告が表示されるという注意喚起はあるものの、うっかりでは済まされません。設定する時にはその内容を誰と共有するのか注意を払って選択する必要があります。

3:スパムやフィッシング詐欺に注意する

よくあるのがGoogleカレンダースパムです。どういったものかと言うと、招待機能を悪用したスパムを送り付けるものです。

簡単な対策としては見覚えのない、心当たりのない予定が入っていた場合、そこにあるリンクは絶対に踏まないということです。フィシング詐欺以外にもマルウェアなどの危険も待ち受けている可能性があります。

対策として、予め設定拒否しておくことをお勧めします。手順としては設定の項目から予定の設定、を選択して招待状を自動的に追加、のプルダウンメニューで返信した招待状だけを表示します、を選択してください。

そうすればスパムで送られてきた予定はGoogleカレンダー上に表示されなくなります。

Googleカレンダーを使用するメリット6選

使い慣れているものが一番かもしれませんが、Googleカレンダーは紙の手帳よりも格段に効率化を図ることができます。Webスケジューラーとしては一見凡庸に見えるかもしれませんが、お勧めできるメリットについて大きく分けて6つ紹介します。

1:無料で利用できる

Googleカレンダーは無料で利用できるので気軽に始められます。カレンダー機能もついているGoogle Workspaceという有料プランもありますが、Googleカレンダー共有でのスケジュール管理なら無料サービスの範疇で十分まかなえます。

2:複数のカレンダーを一元管理できる

Googleカレンダーでは複数のカレンダーを登録、管理できるので例えばプライベートと仕事を分けたり夫婦で分けたりなども可能です。また表示、非表示の切り替えもできます。

PCからの設定になりますが、マイカレンダーの下にあるカレンダー追加の+をクリックして新しいカレンダーを作成、を選択します。表示されたウィンドウにカレンダー名を入力し作成をクリックして完成です。

3:タスク管理もできる

タスク管理も一元管理できます。期限を設定したタスクはカレンダーに表示されます。タスクの完了、編集や削除はカレンダーのタスクをクリックするか、右にあるTodoリストから可能です。

4:さまざまなデバイスからアクセスできる

家や会社からPCで予定作成した後に出先でスマホから修正や更新、削除するなど、Googleカレンダーに登録した予定は即座に同期されるため、どこからでもどのデバイスでも同じカレンダーにアクセスすることが可能です。

5:外部カレンダーとの連携ができる

一般公開されている外部カレンダーを取り込み連携することが可能です。Googleカレンダーを共有していないユーザーにカレンダーのアクセス権をリクエストもできます。

6:自分の使いやすいようにカスタマイズできる

Googleカレンダーは月や週、日ごとの表示にしたり、好きにカスタマイズした日数で表示したりもできます。日時を問わず仕事しているなどスケジュール管理している人には特に便利に感じられるでしょう。

他にも設定やデザインからフォントやカラーをカスタマイズもできるため、自分の使いやすいよう設定することも可能です。

Googleカレンダー共有機能を上手に活用してスケジュール管理をしよう

他にも共有アプリで無料のタイムツリーでGoogleカレンダーと同期させるとPCで入力した情報をスマートフォンのタイムツリーアプリに表示させることも可能です。もちろんその逆もできます。タイムツリーはわかりやすい操作方法やアラート機能が便利です。

こういった様々な機能を活用し、今以上に上手にスケジュール管理しましょう。

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