Asanaとは

Asanaは、プロジェクトを成功へ導くための多様な機能を備えていることで有名。この記事では、Asanaについて詳しく解説します。

さまざまな機能を備えて、プロジェクトをいろいろな角度から分析することができるツールにAsanaがあります。まだ使っていない人にとっては、機能の内容が気になりますよね。

私は今回、実際にAsanaを使ってみて、機能やユーザビリティを分析しました。結論から伝えると、ひとつ一つの機能は使いやすく、プロジェクトを成功へと導いてくれる優れたツールだという印象を受けました。

とはいえ、料金面などデメリットも感じましたので、この記事で詳しく解説します。Asanaの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

株式会社asanaによって作られた協業の効率化のためのSaaS

Asanaは、2008年にアメリカ合衆国で設立された会社asanaによって、リリースされました。2021年現在は、機能が拡張され、他社サービスとの連携もさらに充実しています。

中でも、2020年12月に追加されたZOOMとの連携は、特に画期的なアップグレードだといえるでしょう。

AsanaでZOOMミーティングを開催して、ミーティングの書きおこしと録画をAsan保存できるようになりました。ZOOMとの連携は、リモートワークの強い味方になってくれるはずです。

現在、世界の8万以上の組織に利用されているAsanaは、NIKKEIやSoftBank、ANA、RICOHなど数々の有名企業にも支持されています。

Asana導入におすすめな人

• チームの取り組みを詳細に把握したい人におすすめなツールです。Asanaひとつで、プロジェクトの進捗を把握できて、課題の解決や目標達成のたのディスカッションができます。

• プロジェクトの遂行に集中したい人におすすめ。Asanaにはオートメーション機能があり、ルーティン化した作業の自動化が可能です。

Asanaと主な競合サービスの比較

他社にくらべて無料で使える機能に制限が多いものの、有料プランでも1か月間の無料トライアルを利用できます。そのほかの特徴的な点は、機能の多様性と、おしゃれなデザイン性です。

プロジェクトを遂行するための機能は十分にそろっているため、一度はチーム内で無料トライアルを使ってみて、導入を検討してみるのもおすすめです。

Asanaの主な機能

Asanaには、プロジェクトの進捗を多角的に分析するための多くの機能があります。ここでは、Asanaの主な機能についてお伝えします。

タスク・課題管理

Asanaのゴール機能を使うと、タスクや課題を進捗率とともにわかりやすく管理することができます。まずは、プロジェクト全体の目標を設定します。次に、その目標を達成するための下位目標を登録。下位目標には、より具体的なタスクの内容を登録するといいでしょう。

各目標やタスクの担当者は公開されるため、チームのモチベーションアップやパフォーマンス向上へとつながることでしょう。

たとえば、公開されたタスクの進捗率はメンバーの貢献感や承認欲求を刺激します。また、プロジェクトのリーダーは、進捗が芳しくないメンバーをフォローすることが可能です。

タスクや課題を管理するだけにとどまらず、メンバーの協力体制の強化にも効果を発揮することでしょう。

カンバンボード

カンバンボードとは、タスクやプロセスをボード上に広げて管理する方法です。Asanaのカンバンボードは、ホワイトボード上で付箋を動かすように、直感的にタスクやプロセスを整理できます。

チーム内でプロジェクトの全体を把握したり、情報を共有したりするのに便利な機能です。順調や要対応などのステータスや、優先度の高低を表示できるので、先に処理すべきタスクの順番も把握しやすいですね。

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトを管理するための工程表です。Asanaのタイムラインは、チーム内で共有するガントチャートに近いツールです。そのため、計画の変更を話し合ったり、ミーティングの日程調整をしたりする時にも使えます。

クリック＆ドラッグでチャートを動かせるため、直感的な操作性で使いやすいのも魅力的。チーム内でプロジェクトの計画や日程を共有して、スムーズにプロジェクトを遂行できるでしょう。

ポートフォリオ

ポートフォリオ機能により、複数のプロジェクトの実績や成果を、簡単に確認できます。

つまり、複数のプロジェクトの進行状況をデータ化して、わかりやすい図表で確認できるのです。そのため、注力すべきポイントや注意すべきリスクが定まり、プロジェクトを進行するための戦略を立てやすくなるでしょう。

比較的に大規模なプロジェクト案件で、複数のプロジェクトを同時進行する場合に、有効活用できる機能です。

ワークロード

ワークロード機能を使うことで、各メンバーが負担しているタスクの数やストレスを、わかりやすい視覚的な情報として捉えること可能です。プロジェクト進行中に、メンバーのひとりに仕事が集中してしまうのを防ぐことができます。

つまり、チームのメンバーに与えられた仕事の偏りがすぐに把握でます。偏りがあれば、チームリーダーが仕事の割り当てを調整するなどして、迅速に対処することも可能でしょう。

フォーム

フォーム機能を使うことで、仕事を受け付けるためのエントリーフォームが簡単に作成可能です。チーム内の他のメンバーや、クライアントからの仕事依頼を受け付ける場合に有効活用できます。

たとえば、メールや電話で仕事の依頼を受ける場合、依頼に関する情報を網羅的に聞き出せない可能性があります。つまり、依頼を受けた仕事を遂行する上で必要な情報が抜けていたり、内容が不十分だったりすることも起こりえますよね。

そこで、エントリーフォームを作成して、必要な情報だけを漏れなく記入してもらうようにします。結果的に、情報に抜け目がない状態で、依頼内容を受け付けることが可能です。さらに、フォームに入力された情報はAsanaに保存することができるので、依頼の管理も容易になります。

オートメーション

オートメーションとは自動化のことで、仕事の割り当てや記事の設定を自動でおこなう機能です。業務上のルーティンを登録しておくと、Asanaが自動的に処理してくれます。

オートメーションによって、仕事の雑務に時間を割くこともなく、プロジェクト完遂のための、より重要な仕事に時間を割くことができます。

ツールのプラン・金額

Asanaは利用可能な機能によって、プランが分かれています。金額は、1アカウントにかかる料金です。そのため、アカウント数に比例して必要な費用も増えていきます。

無料のプランとしてベーシックプランがありますが、ベーシックプランではAsanaの主要な機能を使えません。

とはいえ、タスクの管理や、メッセージを送ったりなどの簡単な機能は利用可能です。メンバーは15人までは参加できるため、少人数によるプロジェクト進行であれば、ベーシックでも間に合う可能性があります。

対して、大規模なプロジェクトになると、管理ツールを使うユーザーも増えます。1アカウントごとに料金が加算されるため、割高です。

そのため、プロジェクトの規模によっては、最上位のエンタープライズプランの検討も必要になるでしょう。エンタープライズは、ビジネスプランに加えてカスタムブランディングや専任のサポートサービスを受けられます。

Asanaのメリット・デメリット

Asanaのメリット

1. 直感的に使える機能が充実

Asanaには、ITツールを使うのが苦手な人であっても使いやすい機能が充実しています。たとえば、タイムライン上のチャートはクリック＆ドラッグで移動したり、伸縮したりできます。

to-doリスト化されたタスク管理も、容易に項目を記入できて、タスク完了後はチェックマークをクリックすれば簡単に消すことができます。

2. タスクをいろいろな角度から分析できる

タスクをいろいろな方法で表示して分析できるのも、Asanaのメリットの一つです。たとえば、進捗率を分析できるようなタスクの表示方法であったり、メンバーの仕事量を把握できるタスクの表示方法があります。

いろいろな角度から、タスクを分析できるので、プロジェクトを達成するための変更や工夫が容易に実践できます。

3. 連携できるオンラインサービスが豊富

GoogleやMicrosoftの各種アプリケーションをはじめとして、多くのオンライン上のサービスと連携することが可能です。普段から、使っているサービスと連携できるのは、導入しやすい要素のひとつになるのではないでしょうか。

4. 多くのプロジェクトを同時に管理できる

ポートフォリオ機能により、多くのプロジェクトの進捗を同時に管理できるのも魅力的です。他のプロジェクトの進捗を確認できることで、別のプロジェクトのチームメンバーとのコミュニケーションをとる機会が生まれ、新しい発想やアイデアの起爆剤になる可能性があります。

Asanaのデメリット

1. 無料プランは大きく機能が制限される

無料プランでできることは、かなり限られていて、Asanaの主要な役立つ機能は有料プランから使える印象です。

2. 機能が多いため使いこなすのに時間がかかる

一つ一つの機能は使いやすいのですが、機能の数が多いのには注意しましょう。なぜなら、すべての機能を使いこなそうとすると、プロジェクトの管理が複雑になってしまう可能性があるからです。

効率化のために導入した管理ツールで時間を取られては、本末転倒となりかねないのです。

まとめ

Asanaの特徴は、機能が充実していることや直感的な操作性で使いやすいことです。ただし、機能が充実しているがゆえに、使いこなせるまでに時間がかかったり、プロジェクトの管理自体が複雑になったりするため注意が必要です。

とはいえ、プロジェクトを多角的に捉えるために役立つ機能は秀でています。プロジェクトのマネージャーがAsanaを使いこなせると、プロジェクトの完遂のための大きな武器となることでしょう。