Googleカレンダーとは？

Googleカレンダーとは、Googleが提供しているスケジュールの管理ツールであり、PCやスマートフォンでも使用できるカレンダーです。

Gmailアカウントを持っていれば、インターネットさえ使用できる場所であればどこからでもアクセスが可能で、自宅や会社、外出先だけでなく世界中どこででも簡単にスケジュールを確認したり調整できます。

プライベート用のカレンダーとして友人や家族、恋人との予定の共有、職場の同僚や上司、部下との予定の共有、プロジェクトの管理など幅広く利用することができます。

主な機能

使い方としてはスケジュールを登録、変更や削除できるだけでなく予定の詳細をメモしたり添付ファイルを付けたりすることも可能です。

他ユーザーと予定を共有もできます。その際は管理権限や編集権限の有無も選べます。またメールでスケジュールの出欠確認ができる機能もあります。

Googleカレンダー共有の方法4つ

Googleカレンダーの共有方法はまずカレンダー一覧で、共有したいカレンダーの右端にあるオーバーフローメニューを、次に設定と共有を、そしてユーザーを追加、をクリックしていきます。

ここにアクセス権限で一般公開して誰でも利用できるようにする、のチェックマークがありますが、一般公開とは不特定多数を意味しますので安全のためにも基本的にはチェックを外して解除しておくことをお勧めします。

招待するユーザーのメールアドレスを入力し、付与する権限を選択すると設定は完了し、共有できるようになります。

1：ドメイン外のユーザーと共有する場合

ドメイン外のユーザーとGoogleカレンダー共有するには、共有カレンダーを作成するか、カレンダーの一覧より、共有したいカレンダーを選択後にこのカレンダーを共有、という項目をクリックします。

次に特定のユーザーと共有というテキストボックスに共有したいユーザーのメールアドレスを入力してから権限の設定、を選択します。そしてユーザーを追加、保存、をクリックします。Googleカレンダー共有の確認画面が表示されたらOKをクリックします。

共有されたユーザーには、Googleカレンダー共有の確認メールが届きます。その後ドメイン外ユーザーのカレンダーに自動で追加され、Googleカレンダーの共有が行われます

2：ドメイン内のユーザーと共有する場合

共有したいカレンダーを作成後、ドメイン内ユーザーすべてと共有するにはアクセス権限で、ドメイン名で利用できるようにするというチェックボックスをオンにします。その後権限の設定を選択するだけで可能です。

3：特定のユーザーと共有する場合

会社内や家族内などの特定ユーザーとのみ共有する場合は、特定のユーザーとの共有という項目でユーザーを追加、をクリックします。そこにGoogleカレンダー共有するグループのメールアドレスを追加します。

個人メールアドレスを追加することもできます。その後、権限設定を選択します。ちなみにアクセス権限を設定すると、特定ユーザーとの共有の設定が上書きされます。

4：Googleカレンダーを使用していないユーザーと共有する場合

共有したいカレンダーを作成後、アクセス権限で一般公開して誰でも利用できるようにする、のチェックボックスをクリックします。一般公開されますという警告が出ますが問題なければOKをクリックします。

一般公開されたGoogleカレンダーのURLを共有してWebブラウザで閲覧して貰います。URLさえわかればスマートフォンのブラウザでも閲覧可能です。

URLは左サイドバーのカレンダーの統合、をクリックするかもしくはスクロールしてこのカレンダーの公開URL、をコピーしてください。

もしくはWebサイトやブログなど持っている場合ならHTMLを貼り付ける方法もあります。こちらも左サイドバーのカレンダーの統合をクリックするか、スクロールして埋め込みコードをコピーし、ブログなどに貼り付けるだけです。

ただ一般公開なので基本的に見る側の権限設定は閲覧権限しかできません。

Googleカレンダー共有時の3つの注意点

Googleカレンダー共有時に注意すべき点があります。例えば共有設定はPCからでないと行えないといった点から、詐欺の被害に遭わないよう注意しなければならないといった点まで、ここでは３つの注意点をあげていきます。

1：共有設定はPCから行う

Googleカレンダー共有をスマホから行う場合、1つ1つの予定を共有するだけなら可能です。スマホアプリでも簡単に行えます。

ただしGoogleカレンダーを丸ごと共有するにはPCでの設定が必要となってきます。

2：公開範囲の設定に注意する

Googleカレンダー共有する際にアクセス権限の設定があります。ここで公開設定を選択するとGoogle検索などで検索結果に表示されるようになります。

その場合行動予定やアポイント、重要なスケジュールなどが第三者に公開されてしまうというリスクが発生します。法人利用している場合は特に気をつけなければなりません。

公開機能を有効化する際に警告が表示されるという注意喚起はあるものの、うっかりでは済まされません。設定する時にはその内容を誰と共有するのか注意を払って選択する必要があります。

3：スパムやフィッシング詐欺に注意する

よくあるのがGoogleカレンダースパムです。どういったものかと言うと、招待機能を悪用したスパムを送り付けるものです。

簡単な対策としては見覚えのない、心当たりのない予定が入っていた場合、そこにあるリンクは絶対に踏まないということです。フィシング詐欺以外にもマルウェアなどの危険も待ち受けている可能性があります。

対策として、予め設定拒否しておくことをお勧めします。手順としては設定の項目から予定の設定、を選択して招待状を自動的に追加、のプルダウンメニューで返信した招待状だけを表示します、を選択してください。

そうすればスパムで送られてきた予定はGoogleカレンダー上に表示されなくなります。

Googleカレンダーを使用するメリット6選

使い慣れているものが一番かもしれませんが、Googleカレンダーは紙の手帳よりも格段に効率化を図ることができます。Webスケジューラーとしては一見凡庸に見えるかもしれませんが、お勧めできるメリットについて大きく分けて６つ紹介します。

1：無料で利用できる

Googleカレンダーは無料で利用できるので気軽に始められます。カレンダー機能もついているGoogle Workspaceという有料プランもありますが、Googleカレンダー共有でのスケジュール管理なら無料サービスの範疇で十分まかなえます。

2：複数のカレンダーを一元管理できる

Googleカレンダーでは複数のカレンダーを登録、管理できるので例えばプライベートと仕事を分けたり夫婦で分けたりなども可能です。また表示、非表示の切り替えもできます。

PCからの設定になりますが、マイカレンダーの下にあるカレンダー追加の＋をクリックして新しいカレンダーを作成、を選択します。表示されたウィンドウにカレンダー名を入力し作成をクリックして完成です。

3：タスク管理もできる

タスク管理も一元管理できます。期限を設定したタスクはカレンダーに表示されます。タスクの完了、編集や削除はカレンダーのタスクをクリックするか、右にあるTodoリストから可能です。

4：さまざまなデバイスからアクセスできる

家や会社からPCで予定作成した後に出先でスマホから修正や更新、削除するなど、Googleカレンダーに登録した予定は即座に同期されるため、どこからでもどのデバイスでも同じカレンダーにアクセスすることが可能です。

5：外部カレンダーとの連携ができる

一般公開されている外部カレンダーを取り込み連携することが可能です。Googleカレンダーを共有していないユーザーにカレンダーのアクセス権をリクエストもできます。

6：自分の使いやすいようにカスタマイズできる

Googleカレンダーは月や週、日ごとの表示にしたり、好きにカスタマイズした日数で表示したりもできます。日時を問わず仕事しているなどスケジュール管理している人には特に便利に感じられるでしょう。

他にも設定やデザインからフォントやカラーをカスタマイズもできるため、自分の使いやすいよう設定することも可能です。

Googleカレンダーの利用があまり向かないケース4選

前の項目では、Googleカレンダーを利用する6つのメリットについて紹介してきましたが、デメリットが全く存在しないという訳ではありません。

基本的に、プライベート用として利用する分には大きなデメリットはないと考えて良いでしょう。一方で、組織的に利用をする場合であれば、思ったように利用することができないケースもあります。

これから紹介する4つのデメリットを理解し、Googleカレンダーの使用が自身のプロジェクトや組織に合っているかどうか判断するために参考にしてください。

プロジェクトの上流工程からの管理には不向き

Googleカレンダーは、本来的にはスケジュール管理ツールとして設計されています。そのため、具体的な日時とタスクが決まっているTo-do管理には適しているといえるでしょう。しかし、日程や担当者が未確定のタスクや、動的に変わるタスクの管理は難しいのが現実です。

したがって、企画立案をしてタスクを分解し、実際の担当者への割り振りと納期の設定などといった上流の工程からプロジェクトを管理をするということには不向きであると言えるでしょう。

プロジェクトにおいて上流の工程と現場のTo-Doを紐づけて管理したり、企画の修正を日々迅速におこなうことが求められる場合、Googleカレンダーだけでは十分な管理が難しいかもしれません。
逆に、全てが明確に決まっているプロジェクトや現場レベルの工程の管理のみをおこなう場合においては有用と言えるでしょう。

規模の大きいプロジェクトや組織外の人員が多いと管理コストが高まりやすい

Googleカレンダーの共有機能は、組織内外を問わず便利に使えます。しかし、プロジェクトが大規模になり、組織外の人やプロジェクトに関連する人の数が増えてくると、管理が複雑化してしまう可能性があります。

特に、各参加者の予定やタスクを一元管理しようとすると、カレンダーの視認性が悪くなり、必要な情報を見つけにくくなったり、予定を見落としてしまうことが懸念されます。また、参加者それぞれの設定や権限管理についても細心の注意が必要になり、これもまた管理コストを高くしてしまいます。

少人数でプロジェクトを進める場合には向いていますが、社外の人も巻き込んだり、ある程度大規模なプロジェクトになってくると専用のタスク管理ツールを用いた方がよいかもしれません。

複数のプロジェクトを同時並行で管理しにくい

Googleカレンダーでは、カレンダーの色分けやアカウント管理機能を用いて、複数のプロジェクトのスケジュールを一覧表示することができます。

しかし、プロジェクトの数が増えてくると、一つのカレンダーに大量の予定が混在するようになり、カレンダーの視認性が悪くなってきます。
その結果、管理者が適切な優先度で業務がおこなわわれているかなど個別のタスクを確認しにくくなったり、現場の担当者はタスクの見落としが発生しやすくなってしまう可能性があります。

また、一つのプロジェクトに関連する全てのタスクを特定の色で一貫して表示するのは、色分けの範囲や制約により難しい場合もあります。

複数のプロジェクトを同時進行で管理する場合は、Googleカレンダーだけで全てを管理しようとせずに、タスク管理用のツールを活用するとスムーズにプロジェクトを進行することができます。

個人情報や機密情報の管理に問題があるケースがある

Googleカレンダーに限らず、スケジュールを共有する際は個人情報や機密情報の管理は非常に重要な課題となります。特に、同じ組織内でも自分のプロジェクトに関わっていない人や、予定を公開すべきでない人がいる場合は注意が必要です。そのようなケースでは、情報を適切でない対象に間違って公開してしまうリスクを伴うでしょう。

たしかに、管理者権限の機能を活用して表示対象を制限することは可能です。しかし、「うっかりミス」などにより予期せず情報漏洩が発生する可能性もあります。そのため、Googleカレンダーをタスク管理ツールとして運用する際は、セキュリティ対策の観点からも十分な注意が必要です。

プロジェクトやタスクを管理するなら専用のツールがおすすめ！3選

Googleカレンダーは無料で予定を共有することができるので、非常に便利なツールであるとともに、仕事などのために組織的に利用する場合は、一定のデメリットもあるため、用途にあった利用方法が重要であるということを解説しました。

ここでは、プロジェクトやタスクを管理するのにぴったりなツールを3つ紹介します。

dejam

dejamは株式会社LenaGoが提供するプロジェクト管理などができるツールです。誰でもわかりやすい直感的な操作性とカスタマイズ性のバランスに優れているところが最大の特徴です。

基本的な機能として、プロジェクト毎にタスクやToDoリストの設定をおこなうことができます。そのため、個人としてのタスク管理に留まらず、チームやプロジェクト単位でタスクの進捗状況を共有し合うことが可能となっています。

進捗状況などのステータスや、タスクの種類を個別に作成することができるため、チームの運営方針にあったプロジェクトの管理体制を作ることができます。さらに、長押ししてスライドすることでステータスを移動することができるので、操作性も直感的で誰にとっても利用しやすいです。

また、サイト改善案を自動提案する機能なども実装されているため、全社的にプロジェクトの管理をしつつ社内のマーケティング部門の生産性を向上することも同時に実現できます。

公式サイト：https://leango.co.jp/dejam/function/project-management/

Backlog

Backlogは、株式会社ニューラボが開発したプロジェクト管理ツールで、プロジェクトの進捗状況や課題、バージョン管理、ファイルの共有などを一元管理することができるツールです。Backlogの特徴は直感的な操作性やUIが見やすいように設計されていることです。

また、ソフトウェア開発の現場で特に便利な機能が実装されています。具体的には、タスク管理の機能と、開発しているソフトウェアなどのファイルのバージョン管理機能を繋げて一元管理ができるようになっています。そのため、ToDoリストの管理が直接的に誰がいつどのソースコードに変更を加えたかなどがわかるようにする機能となっています。

公式サイト：https://backlog.com/ja/

Redmine

Redmineは特定の開発会社を持たない、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。Redmineの最大の特徴は、カスタマイズ性の高さです。

社内に機能をカスタマイズすることができる人員がいる場合は、プロジェクト管理にまつわることはほとんど全てのことが実現可能であるといっても過言ではないでしょう。プラグインというものを活用して追加機能を実装したり、エンジニアの方などがソースコードを編集することで活用の幅をほぼ自由にコントロールすることができるでしょう。

一方で、プログラムの編集など細かい設定をカスタマイズすることができない場合は自社に最適な形で活用できないことがあるため注意が必要です。

公式サイト：https://redmine.jp

Googleカレンダー共有機能を上手に活用してスケジュール管理をしよう

他にも共有アプリで無料のタイムツリーでGoogleカレンダーと同期させるとPCで入力した情報をスマートフォンのタイムツリーアプリに表示させることも可能です。もちろんその逆もできます。タイムツリーはわかりやすい操作方法やアラート機能が便利です。

こういった様々な機能を活用し、今以上に上手にスケジュール管理しましょう。