Kintoneとは

株式会社サイボウズによって開発されたサービス

Kintoneは、国内のソフトウェア開発会社である、株式会社サイボウズによって開発されました。2011年11月に販売が開始され、2021年には運用10年目を迎えます。

Kintoneは、5名程度の少数チームから大企業、官公庁まで幅広い導入事例があり、現在まで15,000以上の企業や団体が導入しています。

下記は、Kintoneを導入している企業の一例です。

• NISSAN

• 朝日新聞社

• ANA

• 大阪府

• 神戸市役所

Kintone導入におすすめな人

• Kintoneは、アプリを自由に作成・追加できるクラウド型のサービスです。業務内容や用途に合わせたオリジナルのシステムを作れるので、タスク・プロジェクト管理ツールとして高い人気を誇っています。

• 情報の一元化に長けており、料金が1ユーザーあたりの金額で設定されていることが特徴です。そのため、データや資料の管理体制が確立していないベンチャー・スタートアップ企業や、少数でリーズナブルに利用したい中小企業に特におすすめだといえます。

• さらに、コミュニケーションツールとしても実用的なので、定期的な情報交換や外部とのやり取りが多くなる場合にもおすすめです。

##Kintoneと主な競合サービスの比較

タスク・プロジェクト管理ツールには、Kintone以外にもさまざまな製品があります。Kintoneの導入にあたっては、ほかのサービスとの違いを把握することが重要です。

下記は、Kintoneと主な競合サービス

※カンバン方式やガントチャート方式の利用には、有料プランの購入が必要となる場合があります。

Kintoneの主な機能

Kintoneには、ユーザーの満足度を高めてくれるさまざまな機能があります。他社の製品にはない機能もあるため、効果的に導入・運用するためにも機能内容を理解しておきましょう。

ここからは、Kintoneの代表的な機能を5つ紹介します。

スペース

『スペース』は、特定のメンバーでアクセスし、コミュニケーションをおこなうための機能です。

部署やプロジェクトチームごとにスペースを作成し、メンバーとの打合せや情報共有、データ交換などに役立てることができます。スペース内では、『スレッド』を作成することで、議題やテーマごとにやりとりを細分化することも可能です。

また、自社のメンバー以外も参加できる『ゲストスペース』を作ることもできます。顧客や取引先などに参加してもらうことで、個別に連絡をする手間がなくなり、業務の効率性もアップするでしょう。

アプリストア

『アプリストア』では、アプリの追加や作成ができます。

アプリを探す際は、業務や業種、キーワードなどで検索可能です。そのため、初めて使用する場合でも、ニーズに合ったアプリを見つけやすいでしょう。

アプリは、既存のものを追加するだけでなく、自分たちでも作成できます（上記画像の2枚目）。ドラッグ＆ドロップでパーツを組み合わせるだけなので、専門的な知識は必要なく、初心者でも直感的な作成が可能です。また、ExcelやCSVファイルを読み込ませて作ることもできます。

日報

『日報』は、報告書や日報などを作成し、メンバーに共有できるアプリです。

業務内容や所感などを記載することで、入力内容がクラウド上に記録される仕組みとなっています。また、日報に盛り込む項目は、アプリの作成と同じく自由に追加できます。そのため、チームの用途に合ったオリジナルの日報作成が可能です。

加えて、日報にはコメント機能も付いています。業務を終えた仲間への「おつかれさま」などの声がけやアドバイスが自由にできるため、メンバーのモチベーションアップやコミュニケーションの活性化にも効果的です。

案件管理

『案件管理』は、チームが抱えているそれぞれの案件を一元的に管理するためのアプリです。

見込み時期や金額などを入力することでアプリ内に案件が登録され、メンバーに共有される仕組みとなっています。登録している案件は、一覧で表示されるうえに項目ごとの並び替えができるため、対応漏れの防止などにもつながるでしょう。

また、案件状況や実績を簡単にグラフ化できる点も魅力的です。作成したグラフを報告書や日報の提出に添付することもできるので、0からデータを作成する手間がなくなります。

To Do

『To Do』は、チーム内のタスクをまとめて管理できる機能です。

タスクの入力画面で件名や優先度などを記載すると、To Doの管理画面に表示される仕組みとなっています。また、各レコードをクリックすると、タスクの詳細を確認できます。

To Doでは、締め切りや担当者などの項目ごとにタスクを絞り込めるため、対応漏れやトラブル防止にも有効です。さらに、レコードごとにコメントできるため、タスクに応じた確認事項やアドバイスを集約できる点もメリットだといえるでしょう。

ツールのプラン・金額

Kintoneには、ライトコースとスタンダードコースの2つのプランがあります。それぞれサービス内容が異なるため、特徴をしっかり把握しておきましょう。

下表は、Kintoneのプラン内容をまとめたものです。

Kintoneのメリット・デメリット

Kintoneが自分たちに合ったツールであるかを検討するためには、メリット・デメリットを理解することが重要です。

ここからは、Kintoneを導入する利点や欠点となり得る点を紹介します。

Kintoneのメリット

１. 機能を柔軟にカスタマイズできる

Kintoneのメリットは、なんといってもアプリを追加することで自由にカスタマイズできる点です。

目的に合わせて柔軟に使用できるため、職種や業種を選ばずに幅広いニーズを満たしてくれます。また、プロジェクト管理だけでなくさまざまな用途に使いたい場合は、Kintoneを導入することでコストパフォーマンスが高くなることがあるでしょう。

２. データ集計機能がある

Kintoneには、各アプリ内にデータ集計機能があり、グラフ作成やクロス集計が手軽におこなえます。

たとえば、案件管理の画面から集計機能を利用すれば、製品別や担当者別に売上集計表が作成可能です。作成した集計表をスペース内で共有するなど、各機能を連動させた使い方もできます。

また、データ集計は、グラフの形式や条件をクリックするだけで簡単におこなえます。そのため、データ集計に慣れていない人でも、抵抗なく利用できるでしょう。

３. サポート体制が充実している

サポート体制が充実している点も魅力的です。使用時の対応だけでなく、導入へのアドバイスや運用方法など、さまざまな角度からサポートしてくれます。タスク・プロジェクト管理ツールを初めて使用する場合でも、スムーズに導入できるでしょう。

Kintoneの代表的なサポート制度は下記のとおりです。

・専門スタッフが企業に合った導入・活用方法を個別に提案してくれる『導入相談カフェ』

・効果的な使い方が学べるセミナーや相談会

・導入前後のさまざまな悩みを相談できるオフィシャルパートナー

・メール、電話によるテクニカルサポート

４. モバイル対応

Kintoneは、Webブラウザやアプリからアクセスすることで、スマートフォンやタブレットでも利用できます。

モバイルでは制限される機能もありますが、タスクや通知の確認、コメントなどの基本的な機能はPC版と遜色なく利用可能です。そのため、外回りが多く、日頃デスクの滞在期間が短い場合にもおすすめだといえます。

Kintoneのデメリット

１. 大規模企業ほどコストがかかる

Kintoneは1ユーザーごとに料金が設定されているので、利用者が多いほどコストがかかります。そのため、「プロジェクト管理ツールを大人数で利用したいが、導入コストはできるだけ抑えたい」といった場合には向いていない可能性があるでしょう。

ただし、Kintoneはプロジェクト・タスク管理以外のさまざまな機能を兼ねているので、ほかのツールにかけるコストを削減できる場合があります。仮にKintoneの導入費用が高いと感じても、費用対効果を吟味して導入を検討すると良いでしょう。

２. 自由度が高いため、うまく使いこなせない

Kintoneは自由度の高さが魅力ではありますが、そのぶん使いこなすことが難しいと感じる可能性もあります。

使い方が難しいと感じる場合は、サポート制度を利用する、ホームページに掲載されている導入事例を参考にするなどの対策が効果的です。

３. カンバン方式やガントチャートはプラグインが必要

Kintoneのタスク管理では、カンバン方式やガントチャートがデフォルトで搭載されておらず、プラグインが必要です。

機能拡張を搭載できる点はメリットでもありますが、プラグインには有料のものもあるので、想定以上にコストがかかる可能性があります。そのため、導入サポートや無料トライアルを利用しながら、計画的に導入することが重要です。

Kintoneを使った人の評判・体験談

• どのように使っていたのか

営業部の顧客管理や売上管理、営業日報など、業務全般に活用していました。タスクの管理や共有を簡単にできるようになったうえに、クリック操作だけで集計表が作れるので、みんな積極的に利用しています。

• 使ってみて「便利！」と感じたポイント

Kintone自体は簡易的な作りになっていますが、プラグインを使えばさまざまな業務に対応できます。最近はリモートで働くことも増えているので、離れていても業務情報に格差が生まれないよう、必要な機能を随時追加できる点が便利です。

• どのような困りごとを解決したのか

これまでは業務が個人に帰属していたため、情報がほとんど共有できていませんでした。また、個人プレイに走る人も多く、チームの雰囲気も悪かったです。Kintone導入後は、営業に関する情報やデータをすべてクラウドで管理できるため、生産性アップやミスの減少につながっています。また、チーム単位で物事をとらえる人が増え、メンバーそれぞれが自分から積極的に発信できるようになっています。

• 使ってみて気になった点

・クラウドのサービスなので仕方ないのですが、環境によっては若干動作が重く感じてしまうことがありました。

・アプリを自分たちで作れる点は魅力的ですが、複雑なカスタマイズをおこなうためには、JavascriptやCSSがわかる人でないと対応できません。そのため、高度なカスタマイズをおこなうためには、外部委託などの手間や費用がかかる可能性があります。

SNSでのKintoneに関する評判

アプリのフォーマットもワークフローも初心者でも簡単に設定ができるし、さらにアクセス権限もアプリごとに分けられて使いやすい〜

創業時に知っていたらよかったツールで言うと間違いなくサイボウズkintone。Excelやらスプレッドシートやらで管理してるものはいける。2名以上になった段階で必ず入力ミスや漏れが発生するので、早い段階でツールを導入した方が良い、その中でもコスパ最強はkintone。これだけは間違いない。

スペースの活用術。プロジェクトの目標数値だったり、意識したい「数字」や「理念」を載せたりしています。クレド(行動指針)を載せておくのも、効果的かもしれない

まとめ

Kintoneは、株式会社サイボウズが開発したクラウド型のサービスです。アプリを自由に追加することで、自分たちに合ったオリジナルの管理ツールを作成できます。

自由度がとにかく高いので、プロジェクト管理はもちろん、コミュニケーションやデータ集計などのさまざまな機能を求めている場合におすすめです。一方で、自由度の高さが故に、使い方に困ってしまうといったデメリットも考えられます。本記事で紹介したメリット・デメリットをよく理解したうえで導入を検討してください。

なお、Kintoneは、導入相談カフェやオフィシャルパートナーなど、導入時の支援体制が整っています。導入に当たって少しでも困りごとがあれば、気軽に相談してみると良いでしょう。